Digitalisierung für Hotels & Beherbergung

Zimmer voll. Spa frei.Upgrade verfügbar.Gast weiß es nicht.

Hotels in Österreich haben volle Häuser — und trotzdem sinkende Betriebsergebnisse (Hotel-Fitnesscheck 2024, ÖHT/Prodinger). Gleichzeitig zahlen sie 15–22% Provision pro Booking.com-Buchung, während ihre besten Gäste — die Stammgäste, die direkt buchen würden — nicht aktiv betreut werden. Integriert in Ihr PMS. Kein Systemwechsel.

Kein PMS-WechselKI-Rezeption in 4–6 Wochen live52+ SprachenDSGVO-konformAgent-Ready
15–0%
Booking.com-Provision pro Buchung — bei Direktbuchung: 0%
0%
der Stammgäste bucht 100% direkt — werden aber kaum gepflegt (ÖHV 2024)
0%
Öffnungsrate bei WhatsApp — vs. 20–30% bei E-Mail-Kampagnen
10–0%
mehr Nebeneinnahmen durch systematisches Upselling pro Gast möglich
Belegt durch ÖHV-Vertriebsstudie 2024, Hotel-Fitnesscheck ÖHT/Prodinger, HiJiffy-Falldaten und RevOptimum-Analysen — keine Marketingversprechen.
Booking.com 15–22% Provision — Direktbuchung: 0%Pre-Arrival WhatsApp — 80% ÖffnungsrateZimmer-Upgrade vor Anreise angebotenSpa vor Check-in ausgebuchtStammgast direkt gebunden — ohne OTAPMS-Integration ohne WechselAgent-Ready — KI-Assistenten buchen direktPost-Stay Bewertungsanfrage 4h danachKI-Rezeption 24/7In-Stay Service per WhatsAppMeldepflicht digital erfülltRevPAR Reporting automatischDSGVO-konform gespeichertBooking.com 15–22% Provision — Direktbuchung: 0%Pre-Arrival WhatsApp — 80% ÖffnungsrateZimmer-Upgrade vor Anreise angebotenSpa vor Check-in ausgebuchtStammgast direkt gebunden — ohne OTAPMS-Integration ohne WechselAgent-Ready — KI-Assistenten buchen direktPost-Stay Bewertungsanfrage 4h danachKI-Rezeption 24/7In-Stay Service per WhatsAppMeldepflicht digital erfülltRevPAR Reporting automatischDSGVO-konform gespeichert
Kein PMS-Wechsel nötig
Integriert in Ihr PMS, Channel Manager und Buchungssystem.
Kein ASA-Wechsel. Keine Elite-Kündigung. Ihr PMS bleibt Single Source of Truth — wir docken per API an.
ASA Hotelsoftware Elite Solution / ONE Mews / Protel Seekda Booking.com / Expedia Channel Manager Kassensystem REST / API+ Ihr System
Was wirklich passiert

Volles Haus.
Sinkende Marge.
Das muss nicht sein.

Österreichische Hotels steigern ihre Auslastung — und trotzdem sinken die Betriebsergebnisse. Die Kombination aus OTA-Abhängigkeit, verpasstem Upselling, fehlender Pre-Arrival-Kommunikation und Personalengpässen kostet mehr als man denkt.

Hotel-Fitnesscheck 2024
Trotz +10% Auslastung bei 3–5 Sterne Hotels sinken die Betriebsergebnisse — bestätigt durch 800 Bilanzenanalysen (ÖHT/Prodinger/Kohl & Partner).
ÖHV Vertriebsstudie 2024
Rund 25% der Stammgäste bucht 100% direkt — aber kaum ein Hotel betreibt aktives Stammgast-Management.

Booking.com kassiert mindestens 15%, mit Visibility-Programmen bis zu 22% pro Buchung — und behält dabei die Gästedaten. Keine Möglichkeit zur Pre-Arrival-Kommunikation, kein Aufbau einer eigenen Gästedatenbank. Laut RevOptimum senkt unkontrollierte OTA-Abhängigkeit die langfristige Rentabilität um bis zu 20%.

Provisions-Rechner

Was kosten Sie
Booking.com & Co. wirklich?

Fünf Zahlen aus Ihrem Haus – und Sie sehen, wie viel Provision jedes Jahr abfließt. Und wie viel davon im Haus bleiben könnte.

Ihr Haus
Ihre Zahlen bleiben in Ihrem Browser – nichts wird gespeichert oder gesendet.
Provision pro Jahr · geschätzt
€ 137.970
≈ € 11.498 pro Monat – bei 10.220 belegten Zimmernächten im Jahr
Bleibt im Haus · pro Jahr
€ 27.594
Jeder Monat, in dem diese Buchungen über Booking.com & Co. laufen, kostet Sie rund € 2.300.
Vereinfachte Schätzung: Zimmer × 365 × Auslastung × Ø Preis × Anteil Booking.com & Co. × Provision. Ohne Stornierungen, saisonale Schwankungen und Zahlungsgebühren.
Über Booking.com & Co.Direkt bei Ihnen
Provision 15–22% pro Buchung 0% – die Buchung gehört Ihnen
Gästedaten Bleiben bei der Plattform In Ihrem System, DSGVO-konform
Vor der Anreise Kaum Kontakt zum Gast Pre-Arrival per WhatsApp – 80% Öffnungsrate
Upselling Upgrade, Spa, Frühstück bleiben ungefragt Vor der Anreise angeboten und gebucht
Stammgäste Keine eigene Gästedatenbank Profile, Geburtstagsgruß, Rückhol-Angebote
Agent-Ready

Der nächste Gast
fragt zuerst seine KI.

Immer mehr Gäste lassen KI-Assistenten Hotels suchen, vergleichen und bald auch buchen. Kann der Assistent Ihre Website lesen, bucht er direkt bei Ihnen. Kann er es nicht, landet er bei der Plattform — mit Provision.

Zimmer, Preise & Verfügbarkeit maschinenlesbar — live aus Ihrem PMS
Die KI-Concierge bucht direkt — egal ob ein Gast fragt oder sein Assistent
Strukturierte Daten für Google, Google Hotel Ads und KI-Suche
Bei jedem Web-Projekt von uns Standard.
Wellnesshotel in Tirol, 14.–16. März, Doppelzimmer mit Spa, bis 300 € pro Nacht. Buch das beste direkt.
KI-Assistent des Gastes
Hotel-Website geöffnet — Preise nur als Bild, kein Kalender lesbar
Verfügbarkeit für 14.–16. März unklar
Weiter zur Buchungsplattform
Gebucht über Booking.com18 % Provision · Gästedaten bei der Plattform
Vereinfachtes Beispiel
Flagship-Produkte

Drei Produkte. Ein System.
Für Ihr Haus.

Alle drei laufen eigenständig oder kombiniert — integriert in PMS und Channel Manager. Kein Paketzwang.

Callana · Telefon

Rezeptionsanrufe halbiert.
Service verbessert.

Callana beantwortet Zimmeranfragen, nennt Preise und Verfügbarkeiten, erfasst Sonderwünsche und leitet strukturiert ins PMS ein — damit Ihre Rezeptionistin sich auf den echten Gästeempfang konzentrieren kann. In 52+ Sprachen, rund um die Uhr.

Zimmeranfragen direkt aus PMS beantwortet — keine Warteschleife, kein „Moment bitte“
Frühes Check-in, Babybett, Parkplatz, Haustier — alle Sonderwünsche strukturiert erfasst
Spa, Restaurant, Aktivitäten — direkt im Gespräch buchbar, kein Paralleltelefon
52+ Sprachen, darunter DE/EN/IT/FR — internationalen Gästen in Tirol und Salzburg in ihrer Sprache helfen
Aktives Gespräch · Callana02:34
Sig. Rossi, +39 347 …
Zimmeranfrage · Italienisch · Automatisch erkannt
Live-Transkription
 
KI-Aktionen währenddessen
DZ Bergblick — 14.–17. August verfügbar, bestätigt
Romantik-Package (Sekt, Rosen, Spät-Checkout) angeboten
Parkplatz: kostenfrei, Reservation notiert
Bestätigung auf Italienisch + Pre-Arrival in 48h eingeplant
24/7
erreichbar
52+
Sprachen
+35%
Upselling
Eine Woche mit KI-Concierge

Eine Woche. Ein Hotel.
Keine Anfrage bleibt liegen.

Anfragen fürs Wochenende, Gäste aus aller Welt, Hochzeiten und Firmenkunden – so arbeitet die KI-Concierge mit Ihrem Team zusammen, Tag für Tag.

So eine Woche für Ihr Haus?
Kostenlose Erstberatung
Montag · 08:00
Gespräche, Buchungen, gesparte Zeit – und ein konkreter Tipp: 42 Gäste fragten nach dem Parkplatz. Die Info kommt auf die Startseite.
Die Concierge zeigt das passende Zimmer auf Ihrer Website und bucht direkt im Chat. Eine Direktbuchung – ohne OTA-Provision.
Website, WhatsApp, E-Mail, Instagram, Telefon: Alles von Lisa Hofer landet in einem Verlauf – Ankunftszeit, Parkplatz, Wellness und Firmenrechnung inklusive.
Preise, FAQ, Wellness, Anreise, Storno, Haustiere: Die Concierge lernt Ihre Website und beantwortet Fragen wie „Kann ich kostenlos stornieren?“ mit Quelle.
Hochzeit im Juni, rund 80 Gäste: Die Concierge holt Anna aus dem Event-Team dazu und übergibt alles zusammengefasst – Anna muss nichts nachfragen.
12 Personen, 2 Nächte: Die Concierge erstellt das Angebot im Chat, Frau Hofer unterschreibt digital – und die Anzahlung ist schon eingegangen.
Englisch, Italienisch, Niederländisch – beantwortet, während Ihr Team schläft. Am Morgen wartet die Zusammenfassung: 0 offen.
Hotel Alpenhof ist ein fiktives Beispiel.
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Vollständiges Portfolio

Von der Rezeption bis zur
nächsten Direktbuchung.

Jedes Modul läuft eigenständig. Starten Sie dort wo der größte Hebel sitzt — oft ist das die Pre-Arrival-Kommunikation. Integriert in Ihr PMS

01 / 24/7 erreichbar — auch wenn die Rezeption unbesetzt ist

KI-Telefonassistent für die Rezeption

Zimmeranfragen, Verfügbarkeiten und Preise direkt aus dem PMS beantwortet — keine Warteschleife
Buchungsannahme vollautomatisch: Anreisedatum, Zimmerwunsch, Personenzahl, Sonderwunsch alles erfasst
Frühes Check-in, spätes Check-out, Babybett, Haustier, Parkplatz — strukturiert, im System hinterlegt
52+ Sprachen, darunter DE/EN/IT/FR — internationalen Gästen in Tirol und Salzburg wird in ihrer Sprache geholfen
Weiterleitung bei Ausnahmen — die KI erkennt, wann ein echter Mensch ran muss, und leitet gezielt weiter
Standalone nutzbar — integriert in Ihr bestehendes PMS
Unser Ansatz
8–0+
Systeme parallel: PMS, Channel Manager, Booking.com-Extranet, Bewertungstool, Upselling-Modul, WhatsApp Business, Newsletter, TripAdvisor. Hotel-Alltag 2025.

Ein Partner statt Tool-Flickwerk —
und einer der Ihrer Rezeption hilft.

Das übliche Szenario: PMS vom einen, Upselling-Tool vom anderen, Bewertungsmanagement separat, WhatsApp Business auf dem Privathandy der Rezeptionistin, Booking.com manuell beantwortet. Kein System spricht mit dem anderen. Kein Anbieter trägt die Gesamtverantwortung — und für die entstehenden Kosten (Provisions-Leck, entgangenes Upselling, reaktive Bewertungen) ist niemand zuständig.

Neue Systeme scheitern außerdem nicht an der Technologie — sie scheitern daran, dass niemand das Team mitgenommen hat. Deshalb schulen wir Rezeption, Housekeeping und F&B aktiv. Damit KI-Weiterleitungen reibungslos funktionieren und Pre-Arrival-Nachrichten nicht im Draft-Ordner landen.

01Ein Ansprechpartner

Statt PMS-Anbieter, Upselling-Tool, Bewertungsmanagement, WhatsApp Business privat und Booking.com manuell beantwortet — alles aus einer Hand. Einer trägt die Verantwortung für das Gesamtergebnis.

02PMS-Integration, kein Austausch

Wir bauen auf ASA, Elite Solution / ONE, Mews, Protel oder Seekda auf. Ihr PMS bleibt Single Source of Truth. Kein neues System, kein Big Bang, keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch während der Hauptsaison.

03Rezeption, Housekeeping & F&B mitgenommen

Neue Technologie scheitert nicht an der Software — sie scheitert daran, dass die Rezeptionistin nicht weiß wie KI-Weiterleitungen ablaufen, und Housekeeping Checkout-Meldungen per Zuruf bekommt. Wir schulen alle aktiv.

04Messbar, monatlich, ehrlich

OTA-Quote, RevPAR, Upselling-Conversion, Direktbuchungsanteil — wir messen was sich geändert hat. Kein Einmalprojekt. Laufende Partnerschaft, laufende Optimierung, Saison für Saison.

Change Management & Team-Adoption
Eine Rezeptionistin, die nicht weiß wie KI-Weiterleitungen funktionieren, wird Callana nicht vertrauen. Ein Housekeeping-Team, das Checkout-Meldungen weiter per Zuruf erhält, wird das System umgehen. Wir schulen alle — mit echten Szenarien aus Ihrem Hotelalltag.
Unsere Methodik

Von der Analyse
bis zur nächsten Saison.

Sieben Schritte. Kein versteckter Scope, kein PMS-Wechsel, keine bösen Überraschungen — kein Projekt-Go-Live während der Hochsaison ohne Ihr OK.

Schritt 3 bedeutet nie einen PMS-Wechsel. Ihr System bleibt, wir integrieren uns an.
01Betriebsanalyse

Wir messen was Sie vielleicht noch nicht wissen: Wie viele Anrufe gehen täglich auf der Rezeption ein? Was ist Ihre aktuelle OTA-Quote und Provision? Wie hoch ist Ihre Upselling-Conversion? Wo geht am meisten Geld durch die Finger?

02PMS-Aufnahme & Zimmerstruktur

Wir nehmen Ihre Zimmertypen, Preisstruktur, Verfügbarkeitslogik, Upselling-Potenziale und Saisonmuster auf. Das System wird auf Ihr Haus konfiguriert — nicht auf ein generisches 3-Sterne-Hotel-Template.

03PMS-Integration

Anbindung an ASA Hotelsoftware, Elite Solution / ONE, Mews, Protel, Seekda oder Ihr eigenes System — kein PMS-Wechsel, keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch. Ihr PMS bleibt der Single Source of Truth.

04Implementierung

KI-Rezeption und Pre-Arrival-Kommunikation live in 4–6 Wochen. Erste Entlastung der Rezeption und erste Upselling-Einnahmen messbar noch bevor das Gesamtprojekt abgeschlossen ist.

05Team-Schulung

Rezeption, Housekeeping und F&B aktiv eingebunden. Wie reagiert die Rezeption wenn die KI weiterleitet? Wer sieht In-Stay-Requests? Wer bestätigt Spa-Buchungen? Wir schulen alle — nicht nur den Hotelmanager.

06Compliance-Check

DSGVO-konforme Gästendatenspeicherung, gesetzliche Meldepflicht digital abgebildet, PCI-DSS-gerechte Handhabung von Kreditkartendaten bei Direktbuchungen und No-Show-Gebühren — alles geprüft.

07Laufende Optimierung

Monatliche Auswertung: OTA-Quote, RevPAR-Entwicklung, Upselling-Conversion, Bewertungstrend, Pre-Arrival-Klickrate. Wir optimieren kontinuierlich — Saison für Saison, nicht Einmalinvestition.

Für alle Hoteltypen

Ob 20 Zimmer oder 200 —
wir kennen Ihr Haus.

Von der Familienpension in Tirol bis zum Stadthotel in Wien. Tirol und Salzburg vereinen über 50% aller österreichischen Nächtigungen — wir kennen die regionalen Besonderheiten.

Stadthotel & Businesshotel

KI-Rezeption 24/7 — Business-Gäste buchen oft spät ab
Taxi, Konferenzraum, WLAN-Probleme — alles per Chat
Direktbuchungsquote durch Loyalty-Programm erhöht
Aus der Praxis

Echte Projekte.
Messbare Ergebnisse.

Drei anonymisierte Projekte – Ausgangslage, Lösung, Ergebnis. Dieselben Bausteine lassen sich auch in Ihrem Haus einsetzen.

Ferienwohnungen
Ausgangslage

Ferienwohnungsbetrieb, 5 Objekte auf 3 Plattformen. Verfügbarkeiten via WhatsApp-Gruppe + Google Sheet. Doppelbuchungen 2× pro Saison.

Lösung

Buchungsportal mit Echtzeit-Kalender und automatischen Bestätigungen über alle Kanäle.

0
Doppelbuchungen seit Go-live
Plattform-Sync läuft vollautomatisch
Gastronomie
Ausgangslage

Gastronomie-Betrieb. Website seit 2019 unverändert. Kein organischer Traffic. Reservierungen laufen ausschließlich per Telefon.

Lösung

Neubau mit strukturierten Daten, lokalem SEO und integriertem Online-Buchungssystem.

+0%
Aufrufe aus organischer Suche
Gemessen 90 Tage nach Launch
Handwerk
Ausgangslage

Handwerksbetrieb, 3 Mitarbeiter. Jede Erstanfrage: Anruf, Notizzettel, manueller CRM-Eintrag. Koordination kostet täglich ~4 Stunden.

Lösung

KI-Telefonassistent + automatische Weiterleitung ins CRM via Webhook.

−0%
Koordinationsaufwand Erstanfragen
4h → 22 Min. pro Tag
Projekte anonymisiert · Zahlen aus Kundenfeedback und Analytics
Rechtssicherheit

Compliance ist
kein Nachgedanke.

DSGVO, Meldepflicht Beherbergungsrecht, PCI-DSS für Kreditkartendaten und Barrierefreiheitsgesetz (BaFG) — wir bauen das von Anfang an korrekt ein.

Tirol und Salzburg haben spezifische Meldepflichtanforderungen. Wir implementieren konform mit den jeweiligen Landesgesetzen — ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Rezeption.
DSGVO
Gästendaten & Beherbergungshistorien

Alle Gästeprofile, Aufenthaltsdaten, Präferenzen und Kommunikationshistorien DSGVO-konform gespeichert — EU-Server, löschbar auf Anfrage, Einwilligung bei Buchung dokumentiert.

Meldepflicht
Gesetzliche Meldepflicht Österreich

Hoteliers sind zur Meldedatenerfassung verpflichtet (Beherbergungsrecht Österreich). Wir bilden diesen Prozess digital ab — rechtssicher, ohne zusätzlichen Rezeptionsaufwand.

PCI-DSS
Kreditkartendaten & No-Show-Gebühren

Kreditkartenhinterlegung bei Direktbuchungen und No-Show-Gebühren müssen PCI-DSS-gerecht gehandhabt werden. Wir sorgen für rechtssichere Kommunikation und Abwicklung.

BaFG 2025
Barrierefreiheitsgesetz (BaFG)

Seit Juni 2025 gilt die digitale Barrierefreiheitspflicht für Buchungsstrecken, Pre-Arrival-Kommunikation und digitale Gästeinteraktionen. Wir implementieren von Anfang an korrekt.

Häufige Fragen

Was Hoteliers
zuerst fragen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch beantworten wir sie – konkret für Ihr Haus.

Erstgespräch anfragen

Nein. Wir docken an ASA Hotelsoftware, Elite Solution / ONE, Mews, Protel, Seekda oder Ihr eigenes System an. Ihr PMS bleibt Single Source of Truth – keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch.

Jetzt starten

Bereit für mehrDirekt­buchungen undweniger Provision?

In einem 30-minütigen Gespräch zeigen wir Ihnen konkret: Wie viel Provision zahlen Sie aktuell? Wo liegt Ihr größtes Upselling-Potenzial? Wie wäre die Pre-Arrival-Strecke für Ihr Haus konfiguriert? Ihr PMS bleibt, wo es ist.

Integriert in Ihr PMS — kein Systemwechsel, kein Betriebsunterbruch
Direktbuchungsquote messbar erhöht — weniger OTA-Provision ab Monat 1
Pre-Arrival Kommunikation live in 4–6 Wochen — erste Upselling-Einnahmen sofort
Meldepflicht nach österr. Beherbergungsrecht digital erfüllt
Fixer Ansprechpartner aus Tirol — kein anonymes Ticketsystem
RevPAR & Upselling-Reporting automatisch — kein manuelles Excel-Reporting